Puhelinliittymien kilpailutus: Näin säästät pk-yrityksesi kuluissa

Puhelinliittymien kilpailutus on yksi nopeimmista tavoista löytää pk-yritykselle konkreettisia säästöjä ilman, että arjen toiminta kärsii. Monessa yrityksessä liittymä- ja datapalvelut “vain ovat olemassa” – sopimus on aikanaan tehty, laskut tulevat ajallaan ja asiaan palataan vasta, kun hinta nousee tai laatu pettää. Todellisuudessa telekulut sisältävät usein piilopotentiaalia: hinnoittelumallit muuttuvat, kampanjat elävät ja yrityksen oma käyttöprofiili kehittyy jatkuvasti.

Kun pk-yritys ottaa kilpailutuksen osaksi kustannusten hallintaa, se voi pienentää kuukausikuluja, selkeyttää sopimusrakennetta ja parantaa palvelun laatua (esimerkiksi kuuluvuutta ja datanopeuksia). Helsingissä toimiva Savers Group Oy auttaa pk-yrityksiä kilpailuttamaan välttämättömyyspalveluja – kuten puhelinliittymiä, nettiä ja sähkösopimuksia – hakemalla tarjoukset kaikista Suomessa toimivista yhtiöistä ja vertailemalla niitä yrityksen todellisiin tarpeisiin.

Miksi puhelinliittymien kilpailutus kannattaa pk-yrityksessä juuri nyt?

Pk-yrityksen telekulut muodostuvat usein useasta osasta: liittymien kuukausimaksuista, data- ja puhepaketeista, mahdollisista roaming-kuluista, lisäpalveluista sekä laite- tai vaihdepalveluiden maksuista. Jos sopimus on tehty vuosia sitten, hinnoittelun rakenne ei välttämättä vastaa tämän päivän käyttöä. Yksi yleisimmistä syistä ylimääräisiin kuluihin on “varmuuden vuoksi” -mitoitus: hankitaan liian isot datapaketit tai maksetaan lisäpalveluista, joita ei käytetä.

Puhelinliittymien kilpailutus kannattaa myös siksi, että yritysten toimintatavat ovat muuttuneet. Etätyö, liikkuva työ ja pilvipalvelut lisäävät datan merkitystä, mutta eivät automaattisesti tarkoita kalleinta mahdollista pakettia. Kun käyttö analysoidaan oikein, voidaan usein löytää kustannustehokkaampi kokonaisuus, joka palvelee paremmin. Samalla kilpailutus tuo läpinäkyvyyttä: tiedätte, mistä maksatte ja miksi.

Lisäksi markkina elää koko ajan. Operaattoreiden yritystarjouksissa on eroja esimerkiksi sopimuskausissa, hinnoittelun joustavuudessa, laskutuksen selkeydessä, palvelutasossa ja asiakastuen toimivuudessa. Jos haluatte rakentaa pitkäjänteistä kustannustehokkuutta, kannattaa kilpailutus tehdä säännöllisesti osana hankintojen johtamista – ei vain “kun on pakko”. Taustaksi ja kokonaisuuden ymmärtämiseksi kannattaa tutustua myös sivuun Kilpailutuksen hyödyt pk-yrityksille.

Puhelinliittymien kilpailutus käytännössä: vaihe vaiheelta toimiva malli

Onnistunut kilpailutus ei ole pelkkä hinnaston selaus, vaan prosessi. Hyvä nyrkkisääntö on: ensin fakta, sitten vertailu, lopuksi päätös. Kun etenette järjestelmällisesti, vältätte yleisimmät sudenkuopat ja saatte vertailukelpoisia tarjouksia. Jos haluatte syventää prosessia alueellisesti, kannattaa lukea myös Parhaat käytännöt puhelinliittymien kilpailutukseen Helsingissä.

1) Nykytilan kartoitus. Kerätään liittymälista, laskut ja sopimusehdot: sopimuskausi, irtisanomisajat, mahdolliset laiterahoitukset, palvelunumeroiden erityisehdot, datapaketit, roaming-käyttö ja lisäpalvelut. Tässä kohtaa löytyy usein jo ensimmäisiä säästöjä: päällekkäisyydet, passiiviset liittymät ja turhat lisäpalvelut.

2) Tarvemäärittely. Mitä oikeasti tarvitaan? Kuinka moni käyttää paljon dataa, keillä on työpuhelut painottuneita, ketkä matkustavat EU:n ulkopuolelle, tarvitaanko vaihde- tai puheratkaisuja, ja millainen kuuluvuus on kriittisissä toimipisteissä (Helsinki, Espoo, Vantaa, Tampere, Turku). Kun tarve on selkeä, tarjouksista tulee vertailukelpoisia ja päätöksenteko helpottuu.

3) Tarjouspyyntö kaikille olennaisille toimijoille. Oleellista on pyytää tarjoukset samalla speksillä ja samassa muodossa. Näin vältetään tilanne, jossa yksi tarjoaa edullisen kuukausihinnan mutta sisällyttää rajallisen datan, ja toinen hinnoittelee eri tavalla. Kilpailutuksessa on usein järkevää tarkastella kokonaiskustannusta 12–36 kuukauden ajalta.

4) Vertailu ja neuvottelu. Tässä vaiheessa katsotaan hinnan lisäksi mm. sopimusjoustot, laskutuksen selkeys, palvelun taso, liittymien hallintaportaalit ja mahdolliset volyymialennukset. Pk-yritykselle sopiva sopimus on usein sellainen, jossa arjen hallinnointi on helppoa ja muutoksiin voi reagoida nopeasti.

5) Käyttöönotto ja seuranta. Sopimus vaihtuu, liittymät siirtyvät, käyttäjät ohjeistetaan ja laskutusta seurataan ensimmäiset kuukaudet tarkasti. Säästöt realisoituvat vasta, kun uusi kokonaisuus on aidosti käytössä ja laskutus vastaa sovittua.

Yleisimmät sudenkuopat (ja miten vältät ne kilpailutuksessa)

Telepalveluiden ostaminen on helppoa, mutta kokonaisuuden johtaminen voi olla yllättävän vaikeaa. Yksi tyypillisimmistä virheistä on vertailla vain kuukausihintaa. Halpa perusliittymä voi muuttua kalliiksi, jos data on rajallinen ja lisädata veloitetaan korkealla hinnalla, tai jos roaming on hinnoiteltu epäedullisesti. Siksi Puhelinliittymien kilpailutus kannattaa tehdä kokonaiskustannuksen näkökulmasta ja realistisella käyttöprofiililla.

Toinen yleinen sudenkuoppa liittyy sopimusehtoihin: irtisanomisajat, määräaikaisuudet, hinnankorotusehdot ja kampanjahintojen päättymiset. Yritykselle voi olla arvokasta maksaa hieman enemmän, jos vastineeksi saa joustavan sopimuksen, jossa liittymien määrää voi säätää ilman lisäkulua. Kolmas riski on hajautuminen: jos liittymät ovat eri sopimuksissa, eri laskuilla ja eri nimikkeillä, kokonaisuuden hallinta vie aikaa ja virheiden mahdollisuus kasvaa.

Myös kuuluvuus ja palvelun laatu on syytä ottaa vakavasti. Jos vaihdatte halvempaan sopimukseen mutta yhteydet pätkivät kriittisessä toimipisteessä tai kenttätyössä, piilokustannus näkyy työn keskeytyksinä ja asiakaspalvelun heikkenemisenä. Tämän vuoksi on järkevää varmistaa kuuluvuus ja mitata tarvittaessa käytännössä ennen laajaa siirtymää. Suomessa telepalveluiden yleisistä pelisäännöistä ja kuluttaja- sekä sopimusnäkökulmista löytyy hyödyllistä taustaa Traficomin sivuilta: Traficom.

Kuinka paljon pk-yritys voi säästää – ja mistä säästöt yleensä syntyvät?

Säästöjen suuruus riippuu yrityksen koosta, liittymien määrästä, käyttöprofiilista ja nykyisen sopimuksen kilpailukyvystä. Käytännössä säästöt syntyvät useimmiten usean pienen tekijän yhteisvaikutuksesta: hinnoittelumallin päivittäminen, turhien lisäpalveluiden karsiminen, datapakettien mitoittaminen oikein, roaming-käytäntöjen selkeyttäminen sekä sopimusrakenteen yksinkertaistaminen. Kun nämä yhdistetään, kuukausitasolla pieniltä tuntuvat erot voivat olla merkittäviä vuositasolla.

Erityisen tyypillinen säästölähde on “hiljainen ylikapasiteetti”. Yritys maksaa esimerkiksi useasta rajattomasta datapaketista, vaikka todellinen kulutus on maltillista tai suurin osa käytöstä tapahtuu Wi-Fi-verkossa. Toinen säästö syntyy laskutuksen selkeydestä: kun nimikkeet ovat selkeitä ja kokonaisuus on yhden sopimuksen alla, kuluseuranta paranee ja poikkeamiin voidaan reagoida heti. Tämä on kustannustehokkuutta myös taloushallinnon ajankäytön näkökulmasta.

Jos yrityksellä on useita toimipisteitä tai liikkuvaa henkilöstöä pääkaupunkiseudun ulkopuolella, kannattaa vertailla myös alueellisia käytäntöjä ja kokemuksia. Esimerkiksi Espoo-, Tampere- ja Turku-näkökulmia löydätte seuraavista artikkeleista: Puhelinliittymien kilpailutus: Miten saada parhaat tarjoukset Espoossa?, Puhelinliittymien kilpailutus Tampereella: Parhaat käytännöt ja Turun pk-yritysten puhelinliittymien kilpailutus: Säästöjä ja tehokkuutta. Näiden avulla hahmotatte, mitä kysymyksiä kannattaa esittää ja mitä käytännön eroja voi tulla vastaan.

Miksi ulkoistaa kilpailutus Savers Group Oy:lle (Helsinki) – ja mitä se käytännössä tarkoittaa?

Pk-yrityksessä aikaa on rajallisesti. Kilpailutuksen suurin haaste ei ole “tarjousten saaminen”, vaan se, että tarjoukset ovat oikeasti vertailukelpoisia ja että sopimuksen ehdot tukevat yrityksen arkea. Savers Group Oy on helsinkiläinen liikkeenjohdon konsultointiyritys, joka keskittyy välttämättömyyspalvelujen kilpailutukseen: puhelinliittymät, netti, sähkösopimukset ja vakuutukset. Käytännössä tämä tarkoittaa, että yrityksesi saa yhden kumppanin, joka hoitaa tarjouspyynnöt, vertailun ja sopimusneuvottelun strukturoituna kokonaisuutena.

Kun kilpailutus tehdään ammattimaisesti, huomio kiinnittyy kokonaiskustannukseen ja riskienhallintaan. Sopimusehtojen tulkinta, laskutusrakenteen läpikäynti ja käyttöprofiilin analyysi ovat tyypillisesti niitä kohtia, joissa syntyy arvoa. Lisäksi, kun tarjoukset haetaan kaikista Suomessa toimivista yhtiöistä samalla speksillä, yritys välttää tilanteen, jossa päätös tehdään puutteellisen tiedon varassa. Jos haluatte ymmärtää toimintamallia tarkemmin, tutustukaa sivuun Kuinka Savers Group Oy auttaa yrityksiä Helsingissä säästämään merkittävästi?.

Moni pk-yritys hyötyy myös siitä, että kilpailutus ei jää yksittäiseksi projektiksi. Kun sopimuksia seurataan ja kilpailutetaan säännöllisesti, kustannustehokkuus paranee systemaattisesti. Puhelinliittymien lisäksi moni yritys saavuttaa lisäsäästöjä yhdistämällä kilpailutuksen esimerkiksi sähkösopimuksiin – katso esimerkiksi Kilpailuta sähkösopimukset: Säästä rahaa ja vähennä hiilijalanjälkeä ja Miten yrityksesi voi säästää sähkökustannuksissa kilpailuttamalla sopimukset?. Näin hankintojen johtaminen muuttuu satunnaisesta reaktiosta suunnitelmalliseksi tekemiseksi.

Toimintasuunnitelma: aloita kilpailutus fiksusti tällä viikolla

Jos haluatte liikkeelle nopeasti, aloittakaa kolmesta asiasta: (1) kerätkää viimeisimmät puhelinlaskut ja liittymälista, (2) kirjatkaa ylös, ketkä käyttäjistä matkustavat ja minne, sekä (3) tarkistakaa sopimuksen päättymis- ja irtisanomisehdot. Näillä tiedoilla saadaan jo hyvä ensikuva kokonaisuudesta ja siitä, missä kohtaa kilpailutus on järkevintä tehdä. Jos aihe on teille ajankohtainen nyt, kannattaa lukea myös Miksi pk-yritysten kannattaa kilpailuttaa liittymäsopimukset säännöllisesti?.

Seuraavaksi määritelkää “minimitaso”, josta ette tingi: kuuluvuus tietyissä toimipisteissä, riittävä datapaketti tietyille rooleille, selkeä laskutus ja nopea asiakastuki. Kun minimitaso on selvä, hinnasta voidaan neuvotella ilman, että lopputulos heikentää tuottavuutta. Tämän jälkeen kilpailutus voidaan toteuttaa joko omana projektina tai kumppanin avulla – monelle pk-yritykselle kumppani tuo lisäarvoa erityisesti vertailtavuuden ja sopimusehtojen varmistamisen osalta.

Lopuksi sopikaa sisäinen rytmi: kuka omistaa liittymäkannan, kuka hyväksyy muutokset ja milloin kokonaisuus tarkistetaan seuraavan kerran (esimerkiksi vuosittain tai ennen sopimuskauden päättymistä). Näin Puhelinliittymien kilpailutus ei ole kertaluonteinen “hintaralli”, vaan hallittu osa yrityksen kustannusjohtamista. Kun teette tästä rutiinin, saavutatte säästöjä ja samalla ennustettavuutta budjetointiin.

Lopuksi: Puhelinliittymien kilpailutus on pk-yritykselle käytännöllinen ja mitattava tapa parantaa kustannustehokkuutta. Kun nykytila kartoitetaan huolellisesti, tarjoukset pyydetään vertailukelpoisesti ja sopimusehdot käydään läpi kokonaisuutena, säästöt näkyvät nopeasti ja arki selkeytyy. Savers Group Oy auttaa Helsingistä käsin pk-yrityksiä Helsingissä, Espoossa, Vantaalla, Tampereella ja Turussa löytämään kilpailukykyiset sopimukset – ammattimaisesti ja yrityksesi tarpeista lähtien.

Lisätietoa ja muut palvelumme löydät etusivulta: Savers Group Oy. Jos haluatte jutella tilanteestanne luottamuksellisesti, yhteystiedot löytyvät täältä: Yhteystiedot.