Kilpailutusprosessi: Miten valita oikeat palveluntarjoajat pk-yritykselle?

Kilpailutusprosessi on pk-yritykselle yksi tehokkaimmista tavoista varmistaa, että välttämättömyyspalvelut – kuten sähkösopimukset, puhelin- ja nettiliittymät sekä vakuutukset – ovat sekä kustannustehokkaita että liiketoiminnan tarpeisiin sopivia. Kun prosessi tehdään järjestelmällisesti, päätös ei perustu pelkkään “halvimpaan hintaan”, vaan kokonaisarvoon: sopimusehtoihin, joustavuuteen, palvelutasoon ja riskienhallintaan.

Savers Group Oy on helsinkiläinen liikkeenjohdon konsultointiyritys, joka keskittyy pk-yritysten sopimusten kilpailutukseen. Tavoitteemme on hakea tarjoukset kaikista Suomessa toimivista yhtiöistä ja löytää asiakkaille konkreettisia kustannussäästöjä ilman, että arjen palvelutaso heikkenee. Jos haluat nähdä, miten kilpailutusta käsitellään laajemmin osana yrityksen talouden hallintaa, suosittelemme lukemaan myös artikkelin Kilpailuttamisen merkitys pk-yritysten talouden hallinnassa.

Kilpailutusprosessi käytännössä: tavoitteet, rajaus ja lähtötiedot

Onnistunut kilpailutusprosessi alkaa tavoitteiden asettamisesta: haetaanko ensisijaisesti säästöjä, parempaa palvelutasoa, joustavampaa sopimuskautta vai esimerkiksi laajempaa vakuutusturvaa? Pk-yrityksillä kilpailutuksen suurin hyöty syntyy usein siitä, että nykyiset sopimukset ovat “ajautuneet” vuosien mittaan tilanteeseen, jossa hinnat ja ehdot eivät enää vastaa markkinaa. Siksi ensimmäinen askel on rajata kilpailutus: mitkä sopimukset otetaan mukaan ja millä aikataululla.

Toiseksi kerätään lähtötiedot. Sähkösopimuksissa tämä voi tarkoittaa kulutusprofiilia, laskutietoja ja sopimuskautta; liittymissä käyttäjämääriä, datatarpeita ja nykyisiä lisäpalveluja; vakuutuksissa taas toimialaan liittyviä riskejä, vahinkohistoriaa ja nykyisen turvan sisältöä. Mitä paremmat lähtötiedot, sitä helpompi on saada vertailukelpoisia tarjouksia ja välttää tilanteet, joissa “halpa” hinta perustuu siihen, että jokin olennainen asia on jätetty tarjouksesta pois.

Moni pk-yritys hyötyy siitä, että kilpailutusprosessin runko on kuvattu selkeästi etukäteen. Jos haluat konkreettisen mallin, tutustu artikkeliimme Kilpailutusprosessin vaiheet: Miten Savers Group Oy auttaa?, jossa käydään läpi eteneminen vaihe vaiheelta pk-yrityksen näkökulmasta.

Kun tavoitteet ja lähtötiedot ovat kasassa, kannattaa vielä päättää “pelisäännöt”: kuka tekee päätöksen, millä kriteereillä tarjoukset pisteytetään ja miten varmistetaan, että sopimusarkisto sekä laskutustiedot pysyvät järjestyksessä myös kilpailutuksen jälkeen. Tämä säästää aikaa erityisesti silloin, kun kilpailutetaan useita palvelukokonaisuuksia samaan aikaan.

Kilpailutusprosessi ja tarjouspyyntö: miten varmistat vertailukelpoiset tarjoukset?

Kilpailutusprosessi kaatuu yleisimmin siihen, että tarjouspyyntö on liian väljä tai epäselvä. Tällöin palveluntarjoajat tulkitsevat tarpeet eri tavoin, ja tuloksena on tarjouksia, joita ei voi aidosti vertailla. Hyvä tarjouspyyntö tekee kaksi asiaa: se kuvaa yrityksen tarpeen riittävän täsmällisesti ja samalla jättää tilaa tarjoajalle ehdottaa järkeviä ratkaisuja.

Vertailukelpoisuus syntyy siitä, että pyydät tarjoajia vastaamaan samoihin kohtiin: hinnoittelumalli, sopimuskausi, indeksiehdot, irtisanominen, palvelutasolupaukset (SLA), laskutuksen läpinäkyvyys, asiakaspalvelun tavoitettavuus sekä mahdolliset avaus- ja muutospalkkiot. Erityisesti liittymä- ja nettipalveluissa kokonaiskulut muodostuvat usein perusmaksujen lisäksi lisäpalveluista ja käyttöönottokustannuksista, joten tarjouspyynnössä nämä on hyvä pyytää eriteltynä.

Jos kilpailutat vakuutuksia, vertailukelpoisuus on vielä kriittisempää: hintaa ei pidä katsoa ilman turvan sisältöä, omavastuita, rajoitusehtoja ja vahinkojen käsittelyprosessia. Vakuutusten osalta voit syventää osaamista artikkelista Vakuutusten kilpailuttaminen: Mitä pk-yritysten tulee huomioida?. Yleisellä tasolla kilpailutuksen logiikkaa ja peruskäsitteitä avaa myös Wikipedia: kilpailutus, josta saat hyvän taustakehyksen termistöön ja periaatteisiin.

Tarjouspyynnön tarkistuslista (pk-yritykselle)

• Nykyisen sopimuksen päättymispäivä ja irtisanomisehdot
• Palvelun laajuus: käyttäjät, toimipisteet, käyttöprofiili
• Pakolliset vaatimukset vs. “toiveet”
• Hinnoittelun erittely ja mahdolliset piilokulut
• Raportointi ja laskutuksen seuranta

Tarkistuslista ei ole byrokratiaa byrokratian vuoksi, vaan tapa varmistaa, että saat tarjouksia, joissa riskit ja kustannukset näkyvät jo etukäteen. Kun tarjoukset ovat vertailukelpoisia, päätös on aidosti liiketoimintaa palveleva eikä tunnepohjainen kompromissi.

Palveluntarjoajien valinta: arviointikriteerit, riskit ja sopimusehdot

Oikeiden palveluntarjoajien valinta perustuu kriteereihin, jotka heijastavat yrityksesi arkea. Säästö on usein kilpailutuksen lähtökohta, mutta pelkkä kuukausihinta ei kerro koko totuutta. Esimerkiksi sähkösopimuksissa oleellista on hinnoittelurakenne, sopimuskauden pituus, mahdolliset vakuudet sekä se, miten sopimus reagoi markkinamuutoksiin. Jos toimit Helsingissä ja haluat ymmärtää markkinatilanteen vaikutuksia, lue myös Helsingin pk-yritykset ja sähkösopimusmarkkinoiden muutokset.

Toinen keskeinen näkökulma on riski. Vakuutuksissa riski on ilmeinen, mutta myös liittymä- ja nettipalveluissa riskit liittyvät katkoihin, vasteaikoihin ja siihen, kuinka nopeasti palvelua saadaan muutettua yrityksen kasvaessa tai toiminnan muuttuessa. Sopimusehdoissa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti: irtisanomiseen, hinnankorotusperusteisiin, sopimussiirtoihin, vastuukysymyksiin sekä palvelutason mittaamiseen.

Hyvä käytäntö on pisteyttää tarjoajat ennalta määritetyllä mallilla. Se ei vaadi raskasta hankintajärjestelmää: jo selkeä taulukko, jossa painotetaan esimerkiksi hintaa, sopimusehtoja, palvelutasoa ja joustavuutta, riittää. Näin päätös on perusteltavissa myös jälkikäteen – ja se helpottaa seuraavaa kilpailutuskierrosta.

Pisteytysmalli, joka toimii pk-yrityksessä

Yksinkertainen pisteytys voi olla esimerkiksi 100 pisteen malli, jossa hinta on 40, sopimusehdot 25, palvelutaso 20 ja käyttöönoton helppous 15. Olennaista ei ole täydellinen matematiikka, vaan johdonmukaisuus: sama malli kaikille tarjouksille. Tämä myös vähentää riskiä, että valinta kallistuu “tuttuun toimittajaan” ilman, että uusi vaihtoehto saa reilun mahdollisuuden.

Neuvottelu ja päätöksenteko: näin vältät yleisimmät sudenkuopat

Kun tarjoukset on saatu ja vertailu tehty, kilpailutusprosessi siirtyy neuvotteluun. Tässä vaiheessa pk-yritykset tekevät usein kaksi virhettä: (1) neuvottelu käydään liian suppeasti vain hinnasta tai (2) neuvottelu jätetään kokonaan väliin, koska “tarjous on jo hyvä”. Käytännössä moni toimittaja voi joustaa esimerkiksi sopimuskaudessa, laskutuksen erittelyssä, lisäpalveluissa tai käyttöönoton kustannuksissa.

Neuvottelussa kannattaa varmistaa, että tarjous vastaa aidosti tarjouspyyntöä: sama palvelulaajuus, samat oletukset, samat lisäpalvelut. Jos tarjouksessa on poikkeamia, pyydä ne kirjallisesti näkyviin. Tämän jälkeen päätös kannattaa dokumentoida lyhyesti: miksi valittu toimittaja on paras kokonaisuus, mitkä olivat keskeiset kriteerit ja mitä riskejä huomioitiin. Kun päätös on dokumentoitu, sopimuskauden aikainen seuranta on helpompaa ja sisäinen hyväksyntä sujuu.

Jos kilpailutat puhelinliittymiä, löydät käytännönläheisiä huomioita myös artikkelista Parhaat käytännöt puhelinliittymien kilpailutukseen Helsingissä. Neuvotteluissa korostuu usein se, että pk-yrityksen liittymäpaketin pitäisi elää henkilöstön muutosten mukana ilman turhaa lisäkustannusta.

Neuvottelun “kolmen kysymyksen testi”

1) Mitkä ovat sopimuksen kokonaiskulut 12–24 kuukaudessa? 2) Mitä tapahtuu, jos tarpeemme muuttuvat? 3) Missä kohdassa kannamme riskin – ja miten sitä pienennetään?

Kun nämä kysymykset saa vastattua selkeästi, päätöksenteko nopeutuu ja kilpailutusprosessi tuottaa aidosti hallittavia sopimuksia, ei yllätyksiä.

Käyttöönotto ja seuranta: kilpailutusprosessin viimeinen (ja usein tärkein) vaihe

Moni ajattelee, että kilpailutusprosessi päättyy sopimuksen allekirjoittamiseen. Todellisuudessa suurin osa hyödystä realisoituu vasta käyttöönotossa ja jatkuvassa seurannassa. Käyttöönotossa varmistetaan, että palvelu on tilattu oikein, laskutus alkaa sovitusti ja vanha sopimus päättyy ilman päällekkäisiä kustannuksia. Liittymissä tämä tarkoittaa usein numeronsiirtojen aikataulutusta ja käyttäjäkohtaista hallintaa, sähkössä sopimuksen aloituspäivää ja laskutusjaksoja, vakuutuksissa taas sitä, ettei turvaan tule katkoja.

Seuranta on yksinkertaisimmillaan säännöllinen tarkistus: toteutuuko sovittu hinta, näkyvätkö lisämaksut, toimiiko asiakaspalvelu ja pysyykö palvelu sovitulla tasolla. Pk-yritykselle hyvä rytmi on esimerkiksi kvartaalikohtainen “sopimuscheck” ja vuosittainen laajempi katsaus. Jos yrityksesi toimii usealla paikkakunnalla, kilpailutuksen vaikutus voi näkyä eri tavoin eri alueilla; tästä näkökulmasta voit lukea myös artikkelin Sähkösopimusten kilpailutus: Eroavatko tarjoukset eri paikkakunnilla?.

Seurannan tärkein hyöty on ennakointi: jos kustannukset alkavat nousta tai palvelutaso heikentyä, asiaan voidaan puuttua ajoissa. Lisäksi hyvä seuranta tekee seuraavasta kilpailutuksesta kevyemmän, koska lähtötiedot ovat valmiina. Savers Group Oy:n kaltaiselle kilpailutuskumppanille tämä tarkoittaa, että tarjouskierros voidaan toteuttaa tehokkaasti ja markkinan parhaat vaihtoehdot saadaan pöydälle ilman, että asiakkaan tiimi kuormittuu.

Miten Savers Group Oy auttaa pk-yritystä valitsemaan oikeat palveluntarjoajat?

Savers Group Oy auttaa pk-yrityksiä Helsingissä ja muualla Suomessa tekemään kilpailutusprosessin hallitusti ja läpinäkyvästi. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kokoamme lähtötiedot, määrittelemme vertailukelpoisen tarjouspyynnön ja haemme tarjoukset kaikista Suomessa toimivista yhtiöistä. Kun tarjouksia tulee useita, autamme vertailemaan ne niin, että kokonaiskustannukset ja olennaiset sopimusehdot ovat aidosti nähtävissä – ja päätös voidaan tehdä luottavaisin mielin.

Palvelumme kattaa pk-yrityksen kannalta tyypillisimmät välttämättömyyssopimukset: liittymät, netti ja sähkö. Näissä kustannukset syntyvät usein toistuvista kuukausimaksuista, mutta merkittävä osa säästöistä voi tulla myös sopimusrakenteen muutoksista, paremmasta paketoinnista ja siitä, että turhat lisäpalvelut karsitaan. Jos haluat ymmärtää sähkösopimusten valintaa syvemmin, tutustu artikkeliin Sähkösopimukset: Miten valita oikea sopimus yrityksellesi?.

Kun kilpailutusprosessi on ajankohtainen, nopein tapa päästä alkuun on ottaa yhteyttä ja sopia lyhyt kartoitus. Löydät yhteystietomme sivulta Yhteystiedot tai voit lähettää viestin suoraan osoitteeseen info@saversgroup.fi. Usein jo ensimmäisessä keskustelussa saadaan selkeä käsitys siitä, mitä kannattaa kilpailuttaa ensimmäisenä ja millä aikataululla, jotta säästöt saadaan realisoitua ilman turhia riskejä.

Yhteenveto: Hyvin toteutettu kilpailutusprosessi auttaa pk-yritystä valitsemaan oikeat palveluntarjoajat suunnitelmallisesti. Kun tavoitteet, tarjouspyyntö, arviointikriteerit, neuvottelu sekä käyttöönotto ja seuranta ovat kunnossa, kilpailutuksesta tulee toistettava toimintamalli – ei yksittäinen projekti. Savers Group Oy:n rooli on tehdä tästä mallista pk-yritykselle mahdollisimman vaivaton ja tuloksellinen.