Helsinki: yrityksen sähkösopimuksen kilpailutus, kun kulutus painottuu iltoihin ja viikonloppuihin – mitä tietoja tarjouspyyntöön?

Kun pk-yrityksen arki pyörii Helsingissä iltaisin ja viikonloppuisin, yrityksen sähkösopimuksen kilpailutus ei toimi samalla logiikalla kuin “toimistoarki”-kulutuksella. Ravintolassa, kuntosalilla tai tapahtumatuotannossa kulutuksen huiput osuvat usein aikaan, jolloin spot-hinnat, verkon kuormitus ja tehopiikit käyttäytyvät eri tavalla kuin arkipäivisin klo 8–16. Siksi tarjouspyyntöön kannattaa kuvata kulutusprofiili niin konkreettisesti, että eri myyjien tarjoukset ovat aidosti vertailukelpoisia – eikä halvin snt/kWh muutu jälkikäteen kalleimmaksi kokonaiskustannukseksi.

Savers Group Oy on helsinkiläinen liikkeenjohdon konsultointiyritys, joka kilpailuttaa pk-yritysten välttämättömyyspalveluja (kuten sähkösopimuksia, puhelinliittymiä ja vakuutuksia) ja tavoittelee asiakkaalle mitattavia säästöjä. Tässä artikkelissa pureudumme nimenomaan siihen, mitä tietoja ilta- ja viikonloppupainotteisen toiminnan kannattaa liittää tarjouspyyntöön, jotta tarjousten vertailu perustuu samaan kulutuskuvaan.

Jos haluat taustaksi yleiskuvan helsinkiläisten pk-yritysten sähkökilpailutuksen käytännöistä, voit kurkata myös oppaamme: Helsingin pk-yritysten sähkösopimukset: Kilpailuttaminen tuo merkittäviä etuja.

1) Miksi ilta- ja viikonloppupainotteinen kulutus muuttaa vertailua?

Moni tarjouspyyntö lähtee liikkeelle vuosikulutuksesta (kWh/vuosi) ja käyttöpaikan osoitteesta. Se riittää harvoin, jos liiketoiminta on auki myöhään tai painottuu viikonloppuihin. Silloin olennaista ei ole vain se, kuinka paljon sähköä kuluu, vaan milloin se kuluu: tuntijakauma voi kääntää pörssisähkö- tai profiilipohjaisen hinnoittelun vaikutukset täysin eri suuntaan kuin perinteisessä päiväkulutuksessa.

Ravintoloissa keittiön laitteet, ilmanvaihto, kylmälaitteet ja tiskikoneet nostavat kulutusta juuri palvelun ruuhka-aikoina. Kuntosaleilla puolestaan ilmastointi, saunat sekä valaistus painottuvat iltoihin, ja viikonloppuna kävijäpiikit voivat olla eri tuntialueilla kuin arkena. Tapahtumissa kulutus voi olla “piikikästä”: nopea pystytys, lyhyt intensiivinen käyttö ja purku. Tällöin yrityksen sähkösopimuksen kilpailutus tarvitsee kuvausta myös kuorman muodosta, ei vain määrästä.

Helsingin alueella asiakkaat kysyvät usein myös tehoon liittyvistä kustannuksista ja pääsulakkeista. Jos tehomaksut tai pääsulakekoko ohjaavat laskua, kannattaa katsoa erillinen syventävä artikkeli: Helsinki: pk-yrityksen sähkösopimuksen kilpailutus, kun tehomaksut ja pääsulakekoko ohjaavat kustannuksia.

Yksi käytännön haaste on, että eri sähkömyyjät voivat laskea tarjouksia eri oletuksilla, jos tuntiprofiilia ei anneta. Tulos: saat kyllä useita tarjouksia, mutta et tiedä, vertailetko samaa asiaa. Kun määrittelet tarjouspyynnössä kulutuksen painotukset (ilta, yö, viikonloppu) ja kuorman luonteen (tasainen vs. piikkimäinen), pakotat tarjoukset samaan kehikkoon.

2) Tarjouspyynnön peruspaketti: tiedot, ilman joita vertailu ontuu

Ilta- ja viikonloppupainotteisen toiminnan tarjouspyyntö kannattaa rakentaa kahteen kerrokseen: (1) pakolliset perustiedot ja (2) kulutusprofiilia kuvaavat lisätiedot. Perustiedoissa tärkeintä on, että käyttöpaikat ja mittaustapa ovat oikein: käyttöpaikkatunnus, osoite, nykyinen sopimusmuoto (määräaikainen/toistaiseksi), laskutusjakso, sekä tieto siitä, onko käytössä tuntimittaus ja saatavilla Datahubin tuntidata (usein kyllä, mutta varmista).

Lisää tarjouspyyntöön vähintään nämä rivit:

• Käyttöpaikkojen määrä ja jokaisesta käyttöpaikkatunnus (jos sinulla on useampi toimipiste tai varasto).
• Arvioitu vuosikulutus (kWh) sekä mieluiten viimeiset 12–24 kuukautta toteutuneena.
• Sopimuskauden toive (esim. 12/24/36 kk) ja aloituspäivä tai vaihtoaikataulu.
• Hinnoittelutoive: kiinteä, pörssisähkö, tai “tarjoa molemmat” vertailun vuoksi.
• Laskutus ja raportointi: tarvitsetko erittelyä käyttöpaikoittain tai kustannuspaikoille (taloushallinnon kannalta kriittistä).

Monitoimipisteisille yrityksille hyvä jatkolukeminen on myös tämä, koska se auttaa määrittelemään laskutuksen ja raportoinnin vaatimukset jo tarjouspyynnössä: Sähkösopimuksen kilpailutus yritykselle: usean käyttöpaikan laskutus ja raportointi.

Kun nämä perusasiat ovat mukana, sähkönmyyjä pystyy ylipäätään antamaan tarjouskelpoisen hinnan. Mutta ilta- ja viikonloppupainotteisessa kulutuksessa todellinen vertailukelpoisuus syntyy vasta, kun kerrot mihin tunteihin kulutus asettuu ja millaisia laitekuormia taustalla on.

3) Yrityksen sähkösopimuksen kilpailutus Helsingissä: kuvaa tuntijakauma ja aukioloajat

Tuntijakauma on tarjouspyynnön tärkein lisätieto silloin, kun toiminta ei noudata toimistoarkea. Yksinkertainen tapa on kuvata aukioloajat ja arvio siitä, miten kulutus jakautuu niiden sisällä. Parempi tapa on liittää tuntidatasta yhteenveto (esim. Excel/CSV) tai vähintään prosenttijakauma: kuinka suuri osuus kulutuksesta osuu arki-iltoihin (klo 16–22), yöhön (22–06), arkipäivään (06–16) sekä viikonloppuun (pe 16 – ma 06).

Jos teet tarjouspyynnön itse, voit pyytää myyjiä laskemaan tarjouksen samalla painotuksella. Tämä poistaa “tarjousmatematiikan” riskin: yksi myyjä ei voi olettaa päiväkulutusta ja toinen viikonloppukulutusta. Jos taas harkitset tuntihinnoittelua tai dynaamista mallia, suosittelemme lukemaan myös: Helsinki: yrityksen sähkösopimuksen kilpailutus, kun käytössä on tuntihinnoittelu tai dynaaminen hinnoittelu.

Helsinki-näkökulmassa korostuu myös sesonkiluonteisuus: kesäterassikausi, pikkujoulusesonki, festarit, messut ja suuret urheilutapahtumat tuovat kulutukseen “poikkeusviikkoja”. Kuvaa tarjouspyynnössä 2–4 viikon poikkeusjaksot, jos niitä on: “Kesä–elokuussa terassi auki klo 02 asti, ulkolämmittimet ja kylmäkaapit käytössä”, tai “Marraskuu–joulukuu: tapahtumailtoja 2–3/vko, kuorma kasvaa klo 18–24”. Kun nämä ovat kirjattuna, myyjä voi hinnoitella riskin oikein – ja sinä voit vertailla tarjouksia reilummin.

Käytännön muoto: tee aukioloajoista ‘kulutuksen kartta’

Hyvä tarjouspyyntö sisältää yhden selkeän kappaleen, jonka myyjä voi siirtää suoraan hinnoittelumalliin:

Arvioitu kulutus painottuu iltoihin ja viikonloppuihin: noin 60 % kulutuksesta ajalla arki 16–24, noin 25 % viikonloppuna (pe 16 – ma 06) ja noin 15 % arkipäivällä 06–16. Kuorma sisältää ilmanvaihdon, kylmälaitteet, keittiön/sali-valaistuksen sekä ajoittaiset tehopiikit.

Tämä ei vaadi täydellistä analytiikkaa – mutta pakottaa tarjoukset samalle lähtöviivalle.

4) Kuorman kuvaus: laitteet, tehopiikit ja “aina päällä” -kulutus

Ilta- ja viikonloppuyrityksissä on lähes aina kahdenlaisia kuormia: (1) peruskuorma, joka käy vuorokauden ympäri (kylmälaitteet, ilmanvaihdon minimiajo, palvelimet, turvajärjestelmät) ja (2) toimintakuorma, joka nousee aukioloaikojen mukaan (keittiö, saunat, valot, äänentoisto). Tarjouspyynnössä kannattaa erottaa nämä. Jos ilmoitat vain vuosikulutuksen, myyjä ei näe, onko kulutus “tasainen pohja + piikit” vai “tasaisesti korkealla” – ja hinnoitteluriskit voivat näkyä marginaalissa.

Kirjaa tarjouspyyntöön lyhyt laiteluettelo, mutta vain olennaisista kulutuksen kannalta. Hyvä nyrkkisääntö: listaa laitteet, jotka (a) ovat suuritehoisia, (b) käynnistyvät samaan aikaan, tai (c) ovat päällä öisin/viikonloppuisin. Esimerkkejä:

• Ravintola: yhdistelmäuuni, friteeraus, liesituulettimet/huuvat, astianpesukone, jäähilekone, kylmiöt, terassilämmittimet.
• Kuntosali: saunat, ilmanvaihto/IV-kone, lämpöpumput, isot valaisimet, ryhmäliikuntasalin äänentoisto ja näyttöjärjestelmät.
• Tapahtumat: lavatekniikka, LED-seinät, kylmäkontit, tilapäiset lämmittimet, kuormituksen ajoittuminen pystytykseen ja esitykseen.

Jos haluat tukea kuorman kuvaamista datalla, voit viitata yleisperiaatteeseen, että sähkön kulutusta mitataan ja hallinnoidaan Suomessa keskitetysti Datahubin kautta. Lisätietoa löytyy Fingridin Datahub-sivuilta: Fingrid: Datahub. Ulkoinen lähde auttaa myös sisäisesti perustelemaan, miksi tuntidata kannattaa liittää mukaan kilpailutukseen.

Lisäksi kannattaa kuvata “tehopiikin syntymekanismi”. Esimerkiksi ravintolassa tehopiikki voi tulla siitä, että keittiö käynnistyy yhtä aikaa, ilmanvaihto nostetaan täydelle teholle ja tiskikone alkaa pyöriä. Kuntosalilla piikki voi syntyä saunojen, suihkujen, ilmanvaihdon ja valaistuksen yhtäaikaisesta käytöstä. Kun myyjä ymmärtää piikin logiikan, hän voi ehdottaa myös sopimusmallia ja riskitasoa, joka sopii juuri teidän tuntiprofiiliin.

5) Tee tarjoukset vertailukelpoisiksi: pyydä sama hinnoittelurakenne ja erittely

Tarjousten vertailukelpoisuus ei synny pelkästään siitä, että kaikilla on sama kWh-hinta. Pyydä tarjouspyynnössä, että myyjä erittelee hinnan komponentit samalla tavalla: energian hinta (snt/kWh), perusmaksu (€/kk), mahdollinen marginaali (pörssisähkö), sekä mahdolliset lisäpalvelut (raportointi, kulutusseuranta, laskutuslisät). Ilta- ja viikonloppukohteissa pienikin ero perusmaksussa tai marginaalissa voi kumuloitua, jos käyttöpaikkoja on useita tai kulutusvaihtelu on suurta.

Lisää tarjouspyyntöön myös vaatimus laskelmasta samalla kulutusprofiililla. Esimerkiksi:

Pyydämme, että tarjous sisältää esimerkkilaskelman (€/kk ja €/vuosi) käyttäen liitteenä annettua tuntiprofiilia tai ilmoittamaamme prosenttijakaumaa (arki 06–16 / arki 16–24 / yö / viikonloppu).

Tämä on usein se rivi, joka tekee yrityksen sähkösopimuksen kilpailutus -projektista sujuvan: myyjät eivät voi piilottaa oletuksiaan, ja päätöksenteko helpottuu.

Kun vertailumallia rakennetaan taloushallinnon näkökulmasta, kannattaa soveltaa samaa logiikkaa kuin muissakin välttämättömyyspalveluissa. Hyvä, käytännöllinen tausta-artikkeli aiheesta on: pk-yrityksen sopimusten kilpailutus taloushallinnon näkökulmasta.

Pieni taulukko auttaa: mitä pyydät eriteltynä?

Jos haluat varmistaa, ettei kilpailutus kaadu sopimusehtoihin tai “lukkoihin”, suosittelemme lukemaan myös: Pk-yrityksen sopimusten kilpailutus ilman “lukkoja”.

6) Helsinki-käytännöt: liitteet, aikataulu ja miten Savers Group Oy auttaa

Helsingissä toimivilla ravintoloilla, kuntosaleilla ja tapahtumayrityksillä on usein kiireinen operatiivinen arki – ja juuri siksi kilpailutuksen valmistelussa korostuu “minimi, joka riittää”. Suosittelemme keräämään tarjouspyyntöön kolme liitettä: (1) viimeisin sähkölasku tai sopimusyhteenveto (perusmaksut ja sopimustyyppi), (2) 12–24 kk kulutusdata (mieluiten tuntitasolla tai kuukausitasolla), ja (3) yhden sivun kuvaus aukioloajoista, sesongeista ja kuorman luonteesta. Kun nämä ovat kasassa, myyjien on helppo hinnoitella, ja sinä saat nopeammin vastaukset.

Aikataulussa kriittistä on sopimuskauden päättyminen ja irtisanomisajat. Jos et ole varma, milloin vaihto on järkevintä toteuttaa ilman riskejä, voit hyödyntää projektimallia: Yrityksen sopimusten kilpailutus ilman katkoksia. Sama ajattelu toimii sähkössä kuin liittymissä ja netissä: vastuut, aikataulu ja päätöspisteet kannattaa lukita ennen kuin pyydät tarjouksia.

Savers Group Oy:n palvelu on suunniteltu pk-yrityksille: kilpailutamme yritysten sähkösopimukset (sekä liittymä- ja nettisopimukset) hakemalla tarjoukset kaikilta Suomessa toimivilta yhtiöiltä ja rakennamme vertailun niin, että ilta- ja viikonloppukulutuksen erityispiirteet tulevat huomioiduiksi. Jos haluat lukea lisää Savers Groupin helsinkiläisestä otteesta ja toimintamallista, tutustu sivuun: Kilpailutuspalvelut pk-yrityksille Helsingissä.

Lopuksi: yrityksen sähkösopimuksen kilpailutus onnistuu parhaiten, kun tarjouspyyntö pakottaa myyjät katsomaan samaa kulutuskuvaa. Ilta- ja viikonloppupainotteisessa toiminnassa tämä tarkoittaa aukioloaikojen, tuntijakauman, sesonkien ja laitekuorman kuvaamista selkeästi. Kun tiedot ovat oikein, saat tarjouksia, jotka ovat vertailukelpoisia sekä hinnan että riskin näkökulmasta – ja päätös voidaan tehdä luottavaisin mielin.